Ethän hanki AV-tekniikkaa yksi laite kerrallaan?

September 10, 2019 Juha Elonen videoneuvottelu, praecom, av-laitteet

Kokoustilan AV-tekniikka täytyy suunnitella aina kokonaisuutena. Umpimähkään valitut laitteet luovat mitä parhaan alustan käytössä syntyville ongelmille.

Kuulostaako tutulta: kaikki saapuvat kokoukseen ajallaan, mutta asiaan päästään vasta 15 minuuttia myöhemmin. 

Joskus ongelma on liittimissä, joskus äänentoistossa tai videoneuvottelulaitteissa. Ensin paikallaolijat yrittävät korjata tilannetta sen klassisen vartin, siinä kuitenkaan onnistumatta, ja lopulta IT kutsutaan hätiin. Näin tuntuu tapahtuvan liian usein. Koskaan ei voi tietää, milloin AV-laitteet lakkaavat toimimasta.

Moni tunnistaa ongelman, mutta todellisuudessa kokoustamisen ei pitäisi olla näin vaikeaa! AV-tekniikka voidaan laittaa kerralla kuntoon, kun asia hoidetaan systemaattisesti. Samalla kokousten turhat ongelmat päättyvät kuin seinään.

Tässä blogissa kerromme sinulle muutamia parhaita käytäntöjä AV-laitteiden hankintaan, käyttöön ja ylläpitoon. 

Toimiva kokonaisuus ratkaisee

Onnistunut kokous syntyy kokonaisuudesta; oikeista välineistä, toimintatavoista ja kulttuurista. Kun hankit AV-laitteita, ajattele kokousta käyttäjien näkökulmasta. Mitä AV-tekniikkaa käytetään, liittimiä ja johtoja myöten? Miten eri välineet sopivat yhteen? Minkä kokoisia neuvottelutilat ovat?

Lataa Kokoustilojen uudistajan opas

Etene neuvottelutila edellä

Miten tilan koko arvioidaan? Yksinkertaisin keino on laskea tuolit. Kun tiedät suurin piirtein, montako ihmistä tilassa tulee kokoustamaan, osaat myös valita sopivan AV-tekniikan. Huomioi tilan koon lisäksi myös sen muoto.

1551407833333

Vinkkejä erikokoisiin tiloihin

Isoon tilaan

Tarvitset vähintään kolme kaiutinta sekä paikallisen äänentoiston. Mikrofonien täytyy kattaa koko tila. Tarvitset videoneuvottelulaitteen tueksi kaksi näyttöä. Sopivia laitteita ovat esimerkiksi:

  • Cisco Webex Room Kit Plus
  • LifeSize Icon 700
  • Poly G7500

Keskikokoiseen tilaan

Kaksi kaiutinta ja yksi näyttö yleensä riittää. Jos tila on hyvin pitkä, varmista, että kuvan ja äänen signaali ovat tarpeeksi kauaskantoisia. Sopivia laitteita ovat esimerkiksi:

  • Cisco Webex Room Kit
  • LifeSize Icon 500

Pieneen tilaan

Yksi näyttö ja yksi studiokaiutin riittää – tosin kaksi kaiutinta jakaa äänen tasaisemmin. Sopivia laitteita ovat esimerkiksi:

  • LifeSize Icon 300
  • Cisco Webex Room Kit Mini
  • Polycom Studio
  • Polycom Trio Visual+

Yhtenäistä toimintatavat

Lähtökohtana on, että jokainen neuvottelutila on yhtä miellyttävä ja helppokäyttöinen. Kaikissa tiloissa on samanlainen esitystekniikka ja AV-tekniikan kaivo, jotta tarvittavat johdot ja liittimet löytyvät aina samasta paikasta.

JanicaLönn_291118_0809

Panosta laatuun

Laadukas laite ei toki takaa, että kokonaisuus on toimiva. Älä koskaan ajattele: “Haluan juuri tämän tietyn laitteen”. Mutta fakta on, että huonot välineet jäävät käyttämättöminä hyllylle lojumaan. Laatu usein tukee helppokäyttöisyyttä ja parantaa työtyytyväisyyttä. Siihen panostaminen on paras tapa varmistaa, että AV-tekniikkaa todella käytetään ja siitä pidetään huolta. 

Järjestä käyttökoulutus

Käyttäjien on myös tiedettävä, miten laitteita käytetään ja mihin kuntoon ne jätetään kokouksen jälkeen. Uudet työntekijät kannattaa perehdyttää alusta lähtien välineiden käyttöön, ja taitoja on hyvä päivittää säännöllisesti.

Huolehdi käyttötuesta

Aina kaikki ei suju toivotulla tavalla. Laitteita ei koulutuksesta huolimatta aina osata käyttää tai eteen tulee tekninen häiriö. Jos kukaan ei ole vastuussa tuesta ja nopeasti saavutettavissa, kokous menee pieleen. Siksi jokaisen käyttäjän pitää tietää, mihin olla yhteydessä vikatilanteessa. Kaikkein selkeintä on, jos apu löytyy aina samasta paikasta.

Yhteenveto

Näillä vinkeillä pääset jo alkuun AV-tekniikan hankinnassa. Tämä oli kuitenkin vain pintaraapaisu.

Kokoustilojen uudistajan oppaamme sukeltaa syvemmälle AV-tekniikan hankintaan ja erilaisissa tiloissa huomioitaviin asioihin. Oppaan avulla saat kokouksesi sujumaan jatkossa entistäkin mutkattomammin.

Lataa Kokoustilojen uudistajan opas

Share