Näin onnistut etäjohtamisessa

April 16, 2019 Juha Elonen videoneuvottelu, tiimiviestintävälineet, 100% Onnistunut kokous

Paikkariippumaton työ on tullut jäädäkseen. Tänä päivänä yksi tiimi voi olla hajautunut jopa eri maanosiin.

Etätyö tuo lisää vapautta työntekijöiden arkeen ja mahdollistaa joustavan tiimityön jopa globaalilla tasolla. Etätyön ansiosta yritys voi panostaa parhaiden osaajien rekrytoimiseen sijainnista riippumatta.

Varsinkin monikansallisten suuryritysten menestyksen kannalta etäjohtamisessa ja etätyössä onnistuminen on välttämätöntä, mutta yhtä lailla pienyritys voidaan perustaa kokonaan etätiimipohjalta.

Etäjohtamisen haasteet ja riskit ovat tunnettuja: kommunikaatio, eristäytymisen tunne, luottamuspula… Nämä ovat kuitenkin minimoitavissa hyvällä johtamisella.

Tässä vinkkejä, joiden avulla sinä onnistut etäjohtamisessa.

Määrittele selkeät roolit, vastuut ja tavoitteet

Northwesternin yliopistossa tehdyn ja etätyöläisille suunnatun kyselytutkimuksen mukaan etätiimin onnistumisen kannalta tärkein osa-alue on tiimin toimintatavat ja prosessit (31%). Myös tiimin koostumus, suhteet ja ilmapiiri olivat tärkeitä.

Tiimin roolitus vaikuttaa kaikkiin edellä mainittuihin osa-alueisiin. Kuten missä tahansa tiimissä, on tiimin jäsenen välttämätöntä ymmärtää oma osuus kokonaisuudessa: mikä on hänen vastuualueensa ja tavoitteensa, ja mitä jää sen ulkopuolelle.

Etätyön tekijältä odotetaan oma-aloitteisuutta ja itseohjautuvuutta, ja selkeä rooli auttaa päätöksenteossa ja työnjaossa. Selkeät ja toisiaan täydentävät roolit kannustavat tuottavaan yhteistyöhön ja omien vahvuuksien käyttöön.

Myös koko yrityksen ja tiimin merkitys on tärkeä ymmärtää: mikä on tarkoituksemme, yhteinen missiomme? Mitkä ovat tavoitteemme ja miten onnistumista mitataan?

Kommunikoi aktiivisesti

Koska etätiimiläiset eivät näe toisiaan päivittäin, on yhteydenpidossa johtajan merkitys suuri. Johtajan tulee näyttää esimerkkiä ja pitää keskustelukanavia aktiivisesti auki. Johtajan viestintä tulee olla myös tarkkaa ja eksplisiittistä, jotta tiimiläisille on selvää mitä tapahtuu.

Kun roolissa on selkeät roolit ja vastuut, tilannetta kannattaa seurata säännöllisesti. Johtajalla täytyy olla ymmärrys, siitä missä mennään, mitä kukakin tekee ja kuinka iso on kunkin tiimin jäsenen työkuorma. Tämä on erityisen haasteellista etätiimissä ja vaatii siksi erityistä paneutumista.

Hyvä rutiini on esimerkiksi keskustella työtilanteesta päivittäin tiimi-chatissa tai pitää jopa päivittäinen 15 minuutin videopuhelu. Myös viikkopalaverit ja säännölliset one-to-one-keskustelut ovat etätiimeillä yleisiä ja hyväksi havaittuja käytäntöjä.

Aktiivinen kommunikointi varmistaa, että tiimi etenee sovittujen asioiden suhteen. Samalla kommunikaatio pitää yllä tiimin yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Etätyökalut ovat välttämättömyys: etätyö-chatista videopuheluihin

Hyvät viestintävälineet ovat välttämättömyys etätyötiimissä. Ne mahdollistavat sujuvan ja joustavan kommunikaation. Jos viestintävälineitä aletaan vältellä, koko tiimin toiminta kärsii väistämättä.

Edellämainitun etätiimiläisille tehdyn kyselytutkimuksen vastaajat suosittelivat laadukkaaseen teknologiaan investoimista sekä sen tehokasta käyttöä etätiimin johtamisessa.

Viestintään etätiimi tarvitsee välineet ääni- ja videopuheluihin, tiimi-chatiin sekä tiedostojen jakamiseen ja muokkaukseen. Sujuvimmillaan työkalu yhdistää nämä kaikki yhteen helppoon käyttöliittymään.

Haluatko tutustua eri vaihtoehtoihin? Lataa ostajan oppaamme täältä. 

Luottamus, yhteenkuuluvuus, toisten tunteminen

Kun tiimillä on mahdollisuus viestiä usein, päivittää tilannetta ja ideoida yhdessä, se parantaa tiimin sisäistä luottamusta ja yhteenkuuluvuutta.

Sen lisäksi tiimin olisi hyvä tavata kasvotusten, jos mahdollista. Se auttaa luomaan parempia ja pitkäkestoisempia suhteita. Tiimin agendalla tulisi olla ja sen tulisi varata aikaa tutustumiseen ja suhteiden rakentamiseen sekä jokaisen vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamiseen.

Etäjohtajan tulee kannustaa tiimiä suoraan, vilpittömään ja avoimeen keskusteluun. Johtajan tulisi seurata myös tiimin ja etäkokousten tunnelmia ja reagoida niihin.

Perinteisen työn fyysisen toimiston rajojen saattaa poikia haasteita. Erityisesti tunnollisilla työntekijöillä etätyöpäivät saattavat venyä liian pitkiksi. Toisaalta joillakin työntekijöillä kodin houkutukset saattavat heikentää tuottavuutta.

Erityisesti työpäivien venyminen on yleistä, ja johtajan tulee seurata työn laatua ja sitä etteivät työntekijät aja itseään piippuun.

Onnistuneet etäkokoukset

Jokainen meistä on ollut etäkokouksessa, jossa kokouksen fokus on pahasti kateissa. Kun keskittyminen herpaantuu, on helppo ajautua sivuraiteelle tai päätyä tekemään muita töitä.

Valmistautuminen on kriittistä erityisesti etäkokouksissa. Agenda etäpalaverille tulisi ilmoittaa etukäteen ja hyväksyä selkeästi kaikkien toimesta. Kun jokaisella on aikaa valmistautua omilla tahoillaan, palaverin laatu paranee huomattavasti.

Aseta jo etukäteen kokoukselle selvät tavoitteet ja suunta sekä prioriteetit. Tämä on kriittistä kokouksen tavoitteiden saavuttamisen kannalta.

Yhteenveto

Parhaimmillaan etätyö on jopa tuottavampaa kuin perinteinen työ. Etäjohtamisessa on omat haasteensa, mutta ne ovat taklattavissa. Osa haasteista ovat aivan samoja kuin kaikessa muussakin johtamisessa, mutta välimatkat tuovat etätiimin johtamiseen tietyn lisän.

Etätiimin johtaja tekee tiimilleen, organisaatiolleen ja itselleen palveluksen kun panostaa näihin etätyön erityispiirteisiin johtamisessaan.

Etsitkö välineitä tiimiviestintään ja videoneuvotteluihin? Lataa ostajan oppaamme.

LATAA OSTAJAN OPAS: Tiimiviestintä- ja videoneuvotteluratkaisut

Share