Kuinka ratkot etätyön 5 yleisintä ongelmaa?

July 11, 2019 Juha Elonen videoneuvottelu, tiimiviestintävälineet, praecom

Etätyöskentely on yleistynyt huimaa vauhtia viime vuosikymmenen ajan. Ilmiön takana ovat teknologian kehitys ja yritysten välisten tiimien yleistyminen. Samaan aikaan työmatkoja vältetään kustannus- ja ympäristösyistä. Etätyön toteutus käytännössä voi kuitenkin mennä pahasti pieleen. Listasimme etätyön viisi suurinta kompastuskiveä, joihin kannattaa puuttua ajoissa.

1. Etätyö on hankala toteuttaa

Suomessa monet keskisuuret yritykset elävät yhä menneessä: käytössä ovat kellokortit ja työt tehdään aina tietyssä toimistohuoneessa. Työaikojen joustavuudesta puhutaan, mutta miten on asian laita todellisuudessa?

Johtajat painivat dilemman kanssa: etätyö halutaan mahdollistaa, mutta toteutus tuntuu hankalalta. Jotkut pelkäävät työn seurattavuuden vaikeutumista. Toiset kuvittelevat, että etätyöskentely vaatii investointeja kalliisiin työkaluihin. 

Ratkaisu: Etene askel kerrallaan

  • Mahdollista etätyö vähitellen. Käytäntöjen muutos voi olla ajatuksena hankala, mutta toteutus on todellisuudessa yksinkertainen. Kokeile rohkeasti. Etätyöskentely on nykyään mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta, eivätkä mahdollisuudet rajoitu tiettyihin laitteisiin tai palveluihin. Loppupeleissä ainut, mitä tarvitaan, on toimiva internet-yhteys.

 

  • Muuta ajattelutapasi. Sen jälkeen voit toteuttaa ensimmäiset käytännön muutokset. Tehostaviin työkaluihin ehdit investoida myöhemmin. Tärkeintä on, että mahdollistat etätyön heti, sillä parhaimillaan etätyö voi lisätä tuottavuutta jopa 13%.

 

blur-brainstorming-chatting-1881333

2. Etätyö kuormittaa

Kotoa työskennellessä työ sekoittuu henkilökohtaiseen ympäristöön ja niiden rajapinta sumenee. Etätyöntekijän täytyy itse osata vetää raja sille, milloin on töissä ja milloin vapaalla. Näiden alueiden liiallinen sekoittuminen saattaa kuormittaa. Kuormitus puolestaan vaikuttaa negatiivisesti sekä työtehoon että -hyvinvointiin.

Ratkaisu: Mahdollista, älä pakota

  • Määritä etätyö vaihtoehdoksi. Kaikille se ei ole toimivin tapa työskennellä. Varmista, että etätyötä tekevät vain sellaiset henkilöt, joille sellainen työskentelytapa sopii.

 

  • Yhtenäistä käytännöt ja rytmitä työt. Varmista, että kaikki ovat perillä yhteisistä käytännöistä ja vaihtoehtoisista tavoista työskennellä. Aseta työtehtäville selkeät määräajat, jotka helpottavat työn rytmittämistä.

 

  • Ota käyttöön seurantapalvelu. Kirjatkaa siihen työtuntien sijaan fiiliksiä ja arvioikaa sen avulla työn kuormittavuutta.

3. Kommunikaatio ei suju

Takellellessaan kommunikaatio voi aiheuttaa lumipalloefektin ja vaikuttaa negatiivisesti koko yrityksen toimintaan. Kun kohtaamisia kasvotusten on vähemmän, kommunikaatio hankaloituu: viestit sekoittuvat, unohtuvat tai ymmärretään väärin. 

Ratkaisu: Ota käyttöön toimivat kanavat

Ennakoi mahdolliset kommunikaatio-ongelmat, oli kyseessä sitten etäkokous tai päivittäinen pikaviestintä. 

  • Selvitä ongelman lähde. Kartoita tilanne ja selvitä, miksi kommunikaatio takkuilee? Syitä voivat olla teknologiset häiriöt tai työntekijöiden hankala tavoitettavuus.

 

  • Ota käyttöön yhtenäiset kanavat. Varmista, että kaikki tietävät, mitä kanavaa käytetään missäkin tilanteessa. Pitäydy muutamassa palvelussa – liian moni kanava luo turhia sekaannuksia ja viiveitä. On selkeämpää, kun kaikki ovat tavoitettavissa sovittujen kanavien kautta. Järjestä työtehtävät siten, ettei inhimillinen viive viestinnässä häiritse kenenkään työn jatkamista tahoillaan.

 

  • Päivitä laitteet ja palvelut. Jos kommunikaation hidasteena ovat tekniset häiriöt, voi olla aika päivittää työkalut. Kun teknologia pelittää, voidaan keskittyä itse asiaan. Toimivat työkalut tekevät myös arjesta miellyttävämpää. Esimerkiksi kokouksissa: kun kaikki näkevät ja kuulevat langan päässä olevat henkilöt hyvin, eivät tärkeät asiat mene ohi korvien. 

 

JanicaLönn_291118_0623

4. Tiimin yhtenäisyys rakoilee

Yksi menestyvän tiimin kulmakivistä on yhtenäisyys, luottamus ja sen jäsenten väliset suhteet. Hyvin yhteen pelaava tiimi on tehokkaampi ja tuottaa parempia tuloksia. Etätyöskentelyn lisääntyessä tiimi ei tapaa yhtä säännöllisesti, jolloin sen sisällä syntyy helpommin väärinymmärryksiä ja luottamuspulaa. Etänä työskentelevä saattaa tuntea erkaantuvansa työporukasta, kun jää paitsi kahvitauoilla käydyistä keskusteluista. 

Ratkaisu: Sisällytä jokainen

Kiinnitä tiimin yhtenäisyyteen tietoisesti huomiota.

  • Järjestä kohtaamisia. Parhaassa tapauksessa kasvokkain. Jos tämä on välimatkojen vuoksi mahdotonta, varmista, että sen jäsenet ovat koolla säännöllisesti vaikkapa videopalaverin merkeissä. Yhteishenki ja luottamus kasvavat. Samalla väärinymmärrykset vähenevät.

 

  • Sisällytä etätyötä tekevät. Järjestä aktiviteetteja tai tapahtumia. Älä koskaan unohda sisällyttää etätyötä tekevää kokouskutsuihin, aktiviteetteihin tai muihin työpaikalla sovittuihin asioihin.

 

  • Panosta viestintään. Kiinnitä huomiota kanaviin ja kommunikaatioon. Varmista, että tiimin jäsenet pystyvät kommunikoimaan keskenään tehokkaasti ja vaivattomasti.

5. Etätyötä mitataan väärin

Etätyötä tekevää voi ahdistaa, että aikataulut sitovat häntä liiaksi. Jos työ tuntuu pakkopullalta, työteho kärsii. Kokeeko etätyöntekijä olevansa valtavan suurennuslasin alla? Vai onko hänellä vapaus tehdä työtä omalla tyylillään ja itselleen sopivilla aikatauluilla?

Ratkaisu: Seuraa tuloksia, älä tunteja

  • Luota työntekijään. Toimivan etätyön edellytys on, että etätyöntekijän luotetaan hoitavan työtehtävänsä kunnialla ja ilman tarkkaa seurantaa. Tämän luottamuksen täytyy myös välittyä hänelle.

 

  • Mittaa tuloksia, ei tuntimääriä. Työtä voidaan seurata esimerkiksi työtuntien tai tulosten perusteella. Tuloksiin perustuva systeemi yleistyy vuosi vuodelta. Kun työntekijällä on vapaus toteuttaa tehtävänsä omalla tavallaan, ne myös halutaan toteuttaa määräajassa ja saadaan hyviä tuloksia.

 

  • Ota huomioon yksilölliset erot. Jokainen työntekijä on yksilö, jolla on tietyt vastuualueet ja tehtävät. Kaikkiin kohdistuvat erilaiset odotukset ja velvoitteet. Mittaustapa tuleekin valita jokaisen yksilön ominaisuudet ja työtehtävät mielessä pitäen: joku tekee työtään muutenkin täysin itsenäisesti, kun taas toisen työpäivät rakentuvat palavereista. 

 

Checklist_Näillä_onnistunut_etätyössä_2

Aika tehostaa etätyötä?

Miten etätyöskentely sujuu sinun yrityksessäsi? Olisiko teidänkin aika päivittää työkalut?

Me autamme valitsemaan yrityksesi tarpeisiin sopivimmat etätyökalut. Lue lisää ratkaisuistamme.

Share