Säästä aikaasi - laita kokoustekniikka kerralla kuntoon

Kuulostaako tutulta: kaikki saapuvat kokoukseen, mutta asiaan päästään vasta 15 minuuttia myöhemmin myöhässä, koska kokoustekniikka ei toimi.

Joskus kyse on videoneuvottelulaitteista, joskus TV:n liittimistä, äänentoistosta, videotykistä ja niin edelleen.

Kovan yrityksenkään jälkeen kukaan paikallaolijoista ei osaa ratkaista ongelmaa, ja lopulta IT pyydetään apuihin korjaamaan tilanne.

Näin tuntuu tapahtuvan liian usein. Koskaan ei voi olla varma, milloin kokoustekniikka lakkaa toimimasta.

Moni tunnistaa ongelman, mutta oikeasti asioiden ei tarvitse olla näin pahalla tolalla. Kun asia hoidetaan systemaattisesti ja fiksusti - kokoustekniikka voidaan laittaa aidosti kerralla kuntoon.

Tässä blogissa kerron sinulle muutamia parhaita käytäntöjä kokoustekniikan hankintaan, käyttöön ja ylläpitoon. Noudata niitä, ja kokouksesi sujuvat jatkossa mutkattomammin.

Voit myös tutustua aiheeseen lataamalla oppaamme “Toimiva neukkari, onnistunut kokous”.

 

Älä suunnittele kokoustekniikkaa palasina, vaan kokonaisuutena

Kun hankit kokoustekniikkaa, mieti koko kokonaisuus kerralla kuntoon. Mieti, miten kokous etenee käyttäjien näkökulmasta. Mitä kokoustekniikkaa tarvitaan, liittimiä ja johtoja myöten. Entä miten eri välineet sopivat yhteen? Ongelmia tulee usein siitä, että sopassa on liian monta kokkia, mutta kukaan ei pidä lankoja käsissään.

Johdot ja liittimet tuottavat usein päänvaivaa. Johdot ja liittimet tuottavat usein päänvaivaa.

 

 

Yhtenäistä toimintatavat

Onnistuneiden kokousten edellytys on, että kaikki työntekijät tietävät mitä kokoustekniikkaa on saatavilla, miten niitä käytetään ja mihin kuntoon ne jätetään kokouksen jälkeen. Johtajien ja esimiesten esimerkki on kullanarvoista.

Siistiin neukkariin on mukava tulla. Siistiin neukkariin on mukava tulla.

 

Järjestä käyttökoulutus

Kuten edellä mainitsin, käyttäjien on tiedettävä miten työkaluja käytetään. Taitoja on hyvä päivittää säännöllisesti ja opastus välineiden käyttöön kuuluu hyvään uusien työntekijöiden perehdytysprosessiin. Varmista toki myös, että valitsemasi välineet ovat helppoja käyttää.

Onnistunut kokous syntyy oikeista välineistä, toimintatavoista ja kulttuurista. Onnistunut kokous syntyy oikeista välineistä, toimintatavoista ja kulttuurista.

 

Panosta laatuun

Huonot välineet jäävät hyllyyn. Kokoustekniikan toimimattomuus heikentää asennetta välineiden lisäksi koko firmaa kohtaan. Toimiville välineille on käyttöä organisaatioissa aina enemmän kuin etukäteen luullaan. Laatuun panostaminen on paras tapa varmistaa, että kokoustekniikkaa käytetään ja siitä pidetään hyvää huolta. Kun käyttöä on paljon, myös oikeat toimintatavat pysyvät koko ajan tuoreena mielessä.

 

Huolehdi tuesta

Aina kaikki ei mene kuin Strömsössä. Käyttäjä ei osaa käyttää kaikkia laitteita, tai jokin lakkaa kuitenkin toimimasta. Jonkun täytyy olla vastuussa tuesta ja nopeasti saavutettavissa. Käyttäjän pitää tietää mihin ollaan yhteydessä, jotta homma hoituu ja avun saa nopeasti.

 

 

Yhteenveto

Kun kokoustekniikka toimii, säästät valtavasti aikaa - sen vakiovartin joka kokouksen alusta, jokaiselta työntekijältä. Ei hassumpaa.

Haluatko laittaa kokoustekniikkasi kuntoon? Lataa oppaamme “Toimiva neukkari, onnistunut kokous”.

Lataa opas "Toimiva neukkari, onnistunut kokous"

P.S. Voit olla meihin myös suoraan yhteydessä! Klikkaa tästä.

Comments (0)