Kokousteknologia - 5 merkkiä siitä, että se tarvitsee päivitystä

May 13, 2019 Miika Liljedahl tiimiviestintävälineet

Modernissa organisaatiossa etätyö, liikkuva työ, digitaaliset työkalut ja kokousteknologia näyttelevät suurta roolia. Työ on aidosti paikasta riippumatonta ja viestintävälineitä käytetään ahkerasti.

Jos viestintävälineet eivät toimi tai ne ovat jääneet ajasta jälkeen, organisaation toiminta rampautuu. Vanhentuneen teknologian riski on jopa suurempi kuin tilapäisen katkon: jos välineet eivät palvele työntekijöitä, niitä ei käytetä. Teknologian välttely johtaa vanhanaikaisiin toimintamalleihin ja hitaampaan viestintään.

Toisaalta myös teknologian toimimattomuuden ja katkosten ongelma on selvä. Työt keskeytyvät ja esimerkiksi IT-tuki ylikuormittuu.

Joskus ei kuitenkaan ole selvää, syntyykö vikoja videoneuvottelulaitteista tai neuvottelutiloista johtuen tavallista enemmän, vai onko tietty vikojen määrä vain vakio.

Kokousteknologia-ala on myös kehittynyt erittäin nopeasti viimeisten vuosien aikana, ja sen kehitystä seuraamattomalla voi olla virhekäsityksiä tietyistä asioista.

Tässä 5 selvää merkkiä siitä, että kokousteknologiasi tarvitsee päivitystä.

1. Videoneuvottelulaitteenne ovat point-to-point

Jos työntekijöidesi täytyy mennä tiettyyn neuvotteluhuoneeseen pystyäkseen soittamaan toiseen neuvotteluhuoneeseen, tarvitset päivitystä. Modernit videoneuvottelulaitteet keskustelevat varsin monipuolisesti erilaisten laitteiden ja palveluiden kanssa, ja niistä voi tarvittaessa ottaa yhteyttä mihin päin maailmaa vain. Monipisteneuvottelu on nykyisin alan standardi.
 

2. Työntekijä ei voi olla etänä viikkopalaveripäivänä

Tiiviisti edellisestä pointista jatkaen, neuvotteluhuoneen laitteistoon on kytkettävissä videopuhelu: oli kyseessä sitten Skypen, Ciscon tai esimerkiksi Lifesizen palvelut. Tämä yhteys myös toimii niin luotettavasti, että tärkeisiin palavereihin voi huoletta liittyä myös etäyhteydellä.

3. Neuvotteluhuoneen kuvanlaatu jättää toivomisen varaa

Nykypäivänä videoneuvottelulaitteistot tuottavat niin laadukasta kuvaa ja ääntä, että se vetää vertoja huippuluokan kotiteatterielämykselle. Tämä luo miellyttävän, fiilikseltään live-tapaamista muistuttavan palaverikokemuksen, kun käytännössä kaikki ilmeitä ja äänenpainoja myöten välittyy toiselle puolelle. Jos kuulet suhinaa, ääni kaikuu tai kuva pätkii säännöllisesti, on aika päivittää neuvotteluhuoneen teknologia. Näihin asioihin vaikuttaa myös akustiikka ja valaistus, jotka on nekin syytä laittaa kuntoon.

4. Neuvottelutilasi ei tunnista ihmisiä

Jos neuvottelutila on tyhjä, IoT:hen perustuva teknologia osaa automaattisesti vapauttaa “varman päälle” jätetyn tilavarauksen. Näin muut kollegat pääsevät käyttämään neuvottelutilaa, jolloin sen käyttöaste paranee.

Edistyneemmät videoneuvottelulaitteet myös tunnistavat palaverissa äänessä olevan ihmisen ja kohdistavat kuvan häneen. Henkilö voidaan myös tunnistaa, kun hän astuu neuvotteluhuoneeseen sisään. Tunnistus tapahtuu henkilön taskussa olevan ja videoneuvottelulaitteen kanssa keskustelevan mobiilisovelluksen perusteella. Tämän ansiosta henkilö voi esimerkiksi aloittaa palaverin puhelimellaan ja jatkaa sitten keskustelua luontevasti huonelaitteen kautta neuvottelutilaan päästyään.

5. Ylläpidät teknologiaasi itse

Jos olet vastuussa yrityksesi kokousteknologian ylläpidosta, olet luultavasti IT-spesialisti tai -päällikkö, toimitilavastaava tai palvelupäällikkö? Kokousteknologia, neuvotteluhuoneiden varustelu ja videopuhelut ovat yleisiä palautteen aiheita, sillä niiden puutteellisuus huomataan välittömästi. Myös niin sanottuja user erroreita tapahtuu huomattavan paljon, ja käyttäjät tarvitsevat opastusta.

Kokousten teknologia on myös palveluistunut. Yritykset eivät enää ylläpidä kaikkea teknologiaansa itse, vaan ne tuotetaan palveluna.

Ota meihin yhteyttä tai lataa Ostajan Oppaamme jos tarvitset apua kokousteknologiasi päivittämisessä. 

Lataa Ostajan opas

Share