Ovatko kokoukset tuottavaa työaikaa?

Kokoukset ovat tuttuja kaikille, mutta tuottavatko ne jotain organisaatioille? Vai ovatko ne vain pinttyneitä tapoja? Miten saamme kokouksiin käytetystä ajasta mahdollisimman paljon irti?

Suuri osa toimistotyöläisen työajasta kuluu kokouksissa. Johto- ja esimiestehtävissä työskentelevien työviikosta jopa kaksi päivää menee pelkästään palavereihin. Organisaatiot käyttävät keskimäärin 15% henkilöstönsä ajasta kokouksiin, ja luku on tasaisessa kasvussa.

Jos palavereihin käytetään näin paljon aikaa, onko se aika ollut sen arvoista?

Tuottamattomat kokoukset ovat meille kaikille tuttuja. Niissä kokouksen tavoite ei ole selvä ja paikalla on liikaa osanottajia, joiden ei tarvitsisi olla siellä. Ensimmäinen 15 minuuttia kuluu esitysteknisten ongelmien kanssa.

Näihin epäonnistuneisiin kokouksiin palaa yrityksiltä merkittäviä summia palkkakustannuksissa mitattuna.

Kokousten ajankäyttö ja tuottavuus

Kun Bain Company tutki erään ison organisaation ajankäyttöä sen Outlook-kalenteridatasta, se teki mielenkiintoisen löydöksen, joka pitänee paikkansa monessa yrityksessä. Yksittäisen palaverin valmistelu saa aikaan lumipalloefektin läpi koko organisaation. Viikottainen johtoryhmän kokous ja kaikki sen valmisteluun käytetty aika vei yhteensä 300 000 tuntia vuodessa.

Lumipalloilmiö eteni näin:

  • Johtoryhmän kokous pidetään viikottain (7 000 tuntia)

  • Johtoryhmäläiset tapaavat omien yksiköidensä päälliköt saadakseen tiedot jorya varten (20 000 tuntia)

  • Yksikön päälliköt tapaavat tiiminsä, jotka raportoivat tälle (63 000 tuntia)

  • Tiimit valmistautuvat tahoillaan keräten aineistoa yksikön päällikön tapaamisen (210 000 tuntia)

Voit katsoa tämän ajankäyttötutkimuksen visualisoinnin Harvard Business Review’n sivuilla.

Näiden kokousten ainoa tarkoitus oli raportointi: tiedon kerääminen ja jakaminen. Oliko tämä hyvin käytettyä aikaa? Tuskin.

Erityisesti johtajat ja esimiehet käyttävät kokouksiin huomattavan paljon aikaa. Suuri osa kokouksista ja niissä käytetystä ajasta käytetään tehottomasti. Niissä puhutaan asian vierestä, niissä on tarpeettoman paljon ihmisiä, kokouksilla ei ole selvää tavoitetta ja palaverit alkavat usein kokousteknologian säädöllä, vikojen korjaamisella tai johtojen etsinnällä.

Paljonko organisaatioltasi kuluu näihin asioihin aikaa?

Voit laskea sen näin:

  • Organisaatiosi palkkakustannukset (esim. 100 miljoonaa euroa)

  • Kerro se kokousten osuudella työajasta (esim. 15%)

  • Kerro tämä tehottoman työajan osuudella palavereista (esim. 25%, eli 15 minuuttia tunnista)

Tuloksena saat, kuinka paljon kokousten tuottamaton työaika maksaa organisaatiollesi. Tässä esimerkissä se oli 3,75 miljoonaa euroa joka vuosi.

 

 

Tehoa kokouksiin

Miten sitten organisaatiosi käyttää aikansa paremmin ja budjettinsa tehokkaammin? Tässä hyviä toimintaohjeita kokousten tehokkaaseen ajankäyttöön palaverikulttuurin parantamisesta teknologian hyödyntämiseen.

 

Palaverikulttuuri

Kun palaverikulttuuria tarkastelee koko organisaation tasolla, on parasta löytää ja kyseenalaistaa vakiintuneet käytännöt.

Tässä muutamia esimerkkejä:

  • Miksi kokouksiin osallistutaan? Onko osa paikalla vain, koska on pakko?

  • Kuinka usein kokouksissa tehdään aidosti päätöksiä, ja kuinka usein ne ovat teatteria?

  • Kuinka usein osallistujat ottavat kantaa kokouksissa?

  • Hyödynnetäänkö kokouksissa tarjolla olevia välineitä, osataanko niitä käyttää?

Palaverikulttuuriin vaikuttaa isommassa mittakaavassa yrityskulttuuri. Kokousten suuri määrä voi kieliä myös siitä, että yrityksessä ei riittävästi delegoida ja jaeta päätösvaltaa: päätösten tekemistä varten täytyy kutsua delegaatio paikalle.

Lisää hyviä neuvoja palaverikulttuurin tarkasteluun löydät tästä ja tästä artikkelista.

palaverikulttuuri

 

Milloin tarvitset kokousta?

Yhdysvaltalaisissa yliopistoissa tehdyssä tutkimuksessa suositellaan, että organisaatiot varoisivat kuormittamasta työntekijöitään turhaan - esimerkiksi luomalla ohjeita siihen, milloin tarvitaan kokousta ja milloin ei.

Kun harkitset kokouksen järjestämistä, mieti, tarvitsetko todella muiden panosta asian edistämiseen? Tarvitsetko reaaliaikaisen keskustelun, vai sopisiko tiimi-chat paremmin? Lisäksi live-tapaamisen lisäksi voit harkita osallistujien kutsumista videopuhelun kautta.


Onnistunut kokous

Kun tulet johtopäätökseen, että kokous on paras kutsua paikalle, ota siitä kaikki irti. Kutsu vain olennaiset ihmiset paikalle ja määrittele kokoukselle selkeä tavoite. Lue lisää artikkelistamme onnistuneen kokouksen kaava.

Haluaisitko, että yrityksesi kaikki kokousteknologia olisi aina toimintavalmiina, ilman että sinun tarvitsee huolehtia asiasta? Tutustu 100% Onnistunut Kokous -konseptiimme. 


Teknologian hyödyntäminen

Useimmissa organisaatioissa tehoton palaverikulttuuri liittyy vahvasti teknologiaan: teknologiaa ei osata hyödyntää tai se on toimimatonta.

Praecomin omien tutkimusten ja kokemusten mukaan suurimmalle osalle on tuttu palavereiden alusta säätötuokio, jolloin laitetaan teknologiaa pystyyn, etsitään kaapeleita ja korjataan ongelmia esitystekniikan ja yhteyksien kanssa

Barcon kyselytutkimuksessa yritysjohtajista 67 prosenttia kertoo, että heitä vaivaa kokousteknologiaan liittyvät ongelmat säännöllisesti. Lisäksi 41 prosentin mukaan toimimaton teknologia heikensi heidän keskittymistään ja osallistumistaan kokouksissa.

Erityisesti esitystekniikan ja videoneuvotteluiden hyödyntämisessä on erityisen tärkeää huolehtia työkalujen toimivuudesta ja käytettävyydestä. Huolehdi siis, että organisaatiollasi on juuri teidän tarpeisiinne sopivat, toimivat työkalut. Varmista myös, että käyttäjät osaavat hyödyntää välineitä ja saavat tarvittaessa tukea niiden käyttöön.

Tiimiviestintäsovellukset kuten Cisco Webex Teams soveltuvat erinomaisesti asioiden ketterään edistämiseen ilman, että tiimin tarvitsee kokoontua erikseen samaan huoneeseen. Tiimi-chat on parempi kuin kokous erityisesti, jos asiaa ei ole kerralla paljon tai jos viestinnän tarkoitus on lähinnä pitää muita ajan tasalla.

Videoneuvotteluohjelmat tekevät viestinnästä joustavaa, kun kaikkien osallistujien ei tarvitse olla samassa huoneessa, samalla paikkakunnalla, samaan aikaan. Wainhouse Researchin ja Polycomin tutkimuksessa 87% vastaajista sanoo videoneuvottelun nopeuttavan päätöksentekoa, kun esimerkiksi kalenteriaikojen löytämisessä on enemmän pelivaraa. Videoneuvottelu tuo joustavuutta myös paikan suhteen; etäpalaveriin voi osallistua myös mobiililaitteella.


Lopuksi

Tehokkaan ja tuottavan palaverikulttuurin luominen organisaatiossa on monen asian summa. Siihen tarvitaan hyviä käytäntöjä ja tapoja sekä työtä tukevia välineitä.

Vaikka organisaatiossasi käytetystä ajasta menisi huomattava osa kokouksiin, voitte yhdessä pyrkiä kulttuuriin, joka tähtää aina tuottaviin ja onnistuneisiin kokouksiin.

Voit lukea lisää neuvotteluhuoneen varustelusta ja parhaista käytännöistä oppaastamme “Toimiva neukkari, onnistunut kokous”.

Jos puolestaan etsit sopivia videoneuvottelu- ja tiimiviestintäratkaisuja, voit tutustua vertailuumme ostajan oppaassa.

LATAA OSTAJAN OPAS: Tiimiviestintä- ja videoneuvotteluratkaisut

Comments (0)