Trendit 2019: Kokous- ja kollaboraatioteknologia

December 19, 2018 Juha Elonen videoneuvottelu, tiimiviestintävälineet, 100% Onnistunut kokous

Kokous- ja kollaboraatioala kehittyy tällä hetkellä nopeasti.

Ihmiset kommunikoivat enemmän kuin koskaan. Internet levittäytyy, uudet teknologiat nostavat päätään sekä fyysisten tilojen ja kokousten rooli muuttuu.

Tässä merkittävimmät havaitsemamme trendit vuodelle 2019. Äänessä on omat asiantuntijamme, kumppanimme sekä alan mielipidejohtajat.

 

1. Videoviestintä arkipäiväisty ja koko ala kasvaa

Videoviestintä on arkipäiväistynyt.

Soitamme sujuvasti videopuheluita sekä työssä että vapaa-ajalla. Ciscon mukaan vuoteen 2021 mennessä 78% maailman mobiilidataliikenteestä tulee olemaan videota.

Koko kokous- ja kollaboraatioala on selvässä kasvussa.

Gartnerin ennusteen mukaan alan kokonaisliikevaihto kasvaa vuoden 2017 6,8 miljardista 7,1 miljardiin dollariin vuoteen 2022 mennessä. Tämän kasvun merkittävin ajuri on pilviratkaisut, joiden keskimääräinen kasvu vuodessa on 5%.

Yhteistyötä tehdään yhä laajempien globaalien verkostojen kanssa, ja tässä videopuheluilla ja tiimityösovelluksilla on merkittävä rooli. Ennen kokoustimme vain tuttujen, samaan organisaatioon kuuluvien ihmisten kanssa. Nyt saatamme tavata potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin LinkedInissä, ja pitää videopuhelun hänen kanssaan.

Työn tekemisen rajat rikkoutuvat: töitä tehdään etänä, coworking-tiloissa, kahvilassa, laiturin nokasta tai mistä vaan.... Tämä teknologia mahdollistaa globaalin etätyövoiman, joka hyödyntää kokous- ja kollaboraatioteknologiaa päivittäin.

LATAA OSTAJAN OPAS: Tiimiviestintä- ja videoneuvotteluratkaisut


2. Videopuheluiden ja tiimityösovellusten mobiilikäyttö yleistyy

Yksi alamme selvimmistä trendeistä on kollaboraatiosovellusten ja videopuheluiden mobiilikäytön kasvu. Videopuheluiden pakkausalgoritmit ovat kehittyneet niin joustaviksi, että videoneuvotteluun osallistuminen mobiililla onnistuu sujuvasti käytännössä mistä vain, jossa on pääsy internetiin.

Etenkin tiimiviestintäsovellusten käyttö mobiilissa on arkipäivää, ja yhä useampi yritys tarvitsee tiimiviestintäsovellukseensa myös videoneuvottelumahdollisuuden.

Onkin arvioitu, että vuonna 2018 eurooppalaisista työntekijöistä 75% tarvitsi yhteyden töihin liittyviin dokumentteihinsa mobiilisti.

videoneuvottelu-mobiili-large

Mobiilitrendi kasvaa voimakkaasti edelleen. Ciscon mukaan maailman mobiilidataliikenne kasvaa tällä hetkellä 47 prosentin vuosivauhtia. Mobiilidatan määrä 7-kertaistuu vuosien 2016 ja 2021 välillä 49 eksatavuun kuukaudessa.

Vuonna 2018 3,9 miljardia ihmistä käytti aktiivisesti mobiili-internetiä. Määrän ennustetaan kasvavan 5,3 prosentin vuosivauhtia 5,5 miljardiin vuoteen 2025 mennessä.

Lifesizen mukaan tietoverkkojen arkkitehtuuri tulee kehittymään suuntaan, jossa mobiilikäytössä painottuu tehokkuus samalla kun kuvan laatu kiipeää yhä korkeammalle tasolle high-end-käyttötapauksisa.

WebRTC:n ja webbipohjaisten sovellusten käyttö ilman erikseen asennettavia ohjelmia tai plugineja yleistyy, ja tämä helpottaa saumatonta kommunikaatiota - antaen kenen tahansa osallistua videoneuvotteluun mistä tahansa, millä laitteella tahansa.


3. Käyttökokemus korostuu, tuottavuus nousee fokukseen

Se, mitä kokous- ja kollaboraatioteknologialta vaaditaan työkäytössä, on muutamassa muuttunut radikaalisti. Enää tärkeimpinä spekseinä ei katsota esimerkiksi videokuvan pikseleitä, vaan kokonaisratkaisun tehokkuutta ja käytettävyyttä. Teknologia on kehittynyt niin pitkälle, että korkealaatuisen kuvan ja äänen tuottaminen on selviö.

Vuonna 2019 käyttökokemus ja tuottavuus ovat prioriteetti kaikessa kokous- ja kollaboraatioteknologiassa.

Tällä voi olla huomattavia vaikutuksia yrityksen liiketoimintaan. Esimerkiksi tässä McKinseyn casessa tiimityöskentelyvälineiden ja prosessien käyttöönotto paransi suuren organisaation tuottavuutta jopa 30 prosenttia.

Siksi yhä useammin yrityspäättäjät valitsevat käyttäjän suosikin. Enää organisaatiot eivät sitoudu yhteen tiettyyn teknologiatoimittajaan aiemmin tehtyjen legacy-päätösten vuoksi.

Samalla toisistaan poikkeavat use caset vähenee ja teknologian käyttö virtaviivaistuu. Kärjistettynä: jatkossa neuvotteluhuoneeseen tarvitsee vain marssia sisään ja painaa “join meeting”-nappia. Neuvotteluhuone ja siellä oleva teknologia tietää mikä kokous on alkamassa, ja keitä tulee olee paikalla.

Kun teknologia ei enää ole kallista tai monimutkaista, kulttuuri nousee keskiöön. Uudessa kokouskulttuurissa työntekijä voi valita ajan, paikan ja tavan kokoustamiselleen.

Samalla korostuu myös onnistunut uuden teknologian omaksuminen. Tämä kulkee toki osittain käyttökokemuksen kanssa, mutta piintyneiden vanhojen toimintamallien rikkominen vaatii myös onnistunutta käyttöönottoa ja tukea.

Yksinkertainen käyttökokemus ei poista koulutuksen tarvetta, vaikka perusominaisuuksien käyttöön koulutusta ei vaadita. Varsinkin tehokäyttäjät haluavat ymmärtää myös edistyneempiä toiminnallisuuksia ja käyttötilanteita.


4. Moderni teknologia tulee osaksi kokouksia tekoälyn ja automaation johdolla

Tehokkuuden ja käytettävyyden vaatimus sekä teknologian kehitys on tuonut alalle innovaatioita, joissa hyödynnetään esimerkiksi tekoälyä ja automaatiota - esimerkiksi reaaliaikaisen henkilön tunnistamisen muodossa.

Vuonna 2019 ja siitä eteenpäin tällaisten ratkaisujen merkitys kasvaa entisestään kokous- ja kollaboraatioteknologian alalla.

Automatisoitu kommunikaatio on arkipäivää jo nyt. Kun esimerkiksi menet vakuutusyhtiön verkkosivuille, saatat hyvinkin ensinmäiseksi keskustella botin kanssa.

Virtuaaliavustajat ovat tulossa yhä vahvemmin sekä live- että virtuaalikokouksiin. Gartnerin mukaan vuoteen 2022 mennessä virtuaaliassistentit ja edistynyt analytiikka toimivat mahdollistajina 40 prosentissa kokouksista. Teknologia mahdollistaa jo nyt sujuvan tapaamisen buukkaamisen oikeaan paikkaan oikeaan aikaan ja oikean henkilön kanssa, vain juttelemalla virtuaaliassistentille.

Koneoppiminen näkyy ja kuuluu jo tämän päivän videoneuvotteluteknologiassa. Sen avulla poistetaan esimerkiksi taustahuminaa ja kaikuja äänisignaalista sekä tunnistetaan kokouksiin osallistuvien kasvoja videokuvasta.

Tekoälyn hyödyntämisessä vain taivas on rajana, kokousdatan analysoinnista, palaverin puheen kuunteluun, tulkintaan sekä automaattisiin muistiinpanoihin ja käännöksiin.

Tämä ala kehittyy nopeasti, ja sitä kannattaa pitää silmällä.

tekoäly-kokouksissa-large


5. Laitteiden ja sovellusten yhteenliitettävyydestä tulee välttämätöntä

Tulevaisuuden toimisto on täynnä teknologioita, jotka toimivat yhdessä luoden saumattoman ja työskentelyä helpottavan kokemuksen.

Neuvotteluhuoneessa äänentoisto, huippulaatuinen kuva, sujuva tiedostonjako ja pilveen liitetyt tussitaulut luovat yhdessä vaikuttavan kokouskokemuksen.

Videoneuvottelulaitteet ja -palvelut on liitettävissä yhdeksi saumattomaksi etäkokoukseksi, johon voi liittyä eri päätelaitteilla.

Business Plus -palvelumme on jo vuosia yhdistänyt eri laitteita ja sovelluksia käyttäviä kokoustajia yhteen videoneuvotteluun. Uusimpana lisäyksenä Business Plus yhdistää Microsoftin Skype For Businessin ja Ciscon Webex Teamsin yhdeksi kokoukseksi. Näin voidaan parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää sekä olemassa olevia että uusia työkaluja.

Lifesizen mukaan keskivertoyrityksellä on tällä hetkellä käytössä 4,4 erilaista kollaboraatiotyökalua. Tärkeintä on kuitenkin pystyä yhdistämään erilaiset työkalut ja nivoa ne toimivaksi kokonaisuudeksi, joka helpottaa työskentelyä.



6. Yrityspäättäjät haluavat ostaa kokousteknologiat palveluna

Yritykset ovat yhä tavoitekeskeisempiä kokous- ja kollaboraatioteknologian suhteen. Pääasiana on se, että käyttäjä saa tarvitsemansa palvelun - ei tietyn purkin tai teknologian valinta.

Asiakas haluaa maksaa toimivasta palvelusta. Yritykset ostavatkin yhä useammin kokous- ja kollaboraatioteknologiansa palveluna, neuvotteluhuoneen varustelua myöten. Silloin neukkarit, toiminnallisuudet ja ylläpito voidaan räätälöidä asiakkaalle sopivaksi, ja asiakas voi keskittyä olennaiseen.

Tämä trendi tulee auttamaan myös siilojen purkamisessa sekä harmaiden alueiden poistamisessa. Yksi taho voi olla vastuussa sekä neuvotteluhuoneesta, kalusteista, laitteista ja niiden ylläpidosta. Tämä on aiemmin ollut merkittävä ongelma sekä kustannusten jaon että käyttökokemuksen näkökulmasta.


7. Neuvottelutilojen teknologia nousee seuraavalle tasolle, luoden premium-kokemuksen

Samalla kun videopuhelut yleistyvät, neuvottelutilojen rooli korostuu premium-kokemusten tuojana. Neuvottelutiloissa käytetyt ratkaisut ovat yhä sofistikoituneempia ja integroituvat toisiinsa yhä paremmin. Lisäksi edistyneen teknologian käyttö leviää myös pienempiin neuvottelutiloihin.

Samalla pienten neuvotteluhuoneiden tarve on kasvanut. Tämä on seurausta avokonttoreihin siirtymisestä, videoneuvottelujen käytön lisääntymisestä sekä yleisestä kokousten ja työnteon kulttuurista, jossa yhteistyötä tehdään enemmän, mutta kokoukset ovat pienempiä. Livenä ei ole yhtä montaa osallistujaa.

Samalla kun yritykset siirtyvät pienempiin huoneisiin, on huoneista tullut yhä paremmin varusteltuja. Jokaiseen huoneeseen tuodaan videoneuvottelumahdollisuus, mikä sujuvoittaa työntekoa ja parantaa sekä huoneiden että videoneuvotteluratkaisujen käyttöastetta.

Pieniin neukkareihin tuodaan välineet, joita oli ennen vain premium-neukkareissa: esimerkiksi langaton tiedostonjako, kevyt videoneuvottelulaite sekä varausnäyttö oven suulla.

Toisaalta jokaisessa huoneessa ei tarvitse olla videoneuvottelulaitetta: toimiva nettiyhteys ja videoneuvottelupalvelukin riittää erittäin hyvin.

Pitämällä tilansa hyvin varusteltuina, yritykset voivat tehostaa myös itse tilojen käyttöä.

DSC00558

Neuvotteluhuone Lähitapiolan toimistolla. Tutustu tästä asiakasreferenssiin.

 

Yhteenveto

Videoneuvottelualalla on pitkään totuttu kohtalaiseen laatuun. Koko ala koki jopa jonkinlaisen inflaation, kun suosituimmissa pilvipalveluissa äänen ja varsinkin kuvan laatu oli pitkään heikkoa.

Maailma kuitenkin muuttuu, ja tässäkin tapauksessa korkea laatu on saavutettavissa, kun sitä osataan vaatia.

Toimittajilla on palveluita, jotka mahdollistavat erilaisten palveluiden integroimisen toisiinsa. Kuva on 4K-laatuista, mikä johtaa lähes livetapaamisen tasoiseen vaikutelmaan. Videoneuvottelut onnistuvat sujuvasti myös mobiililaitteilla.

Kollaboraatioteknologia oli jossain vaiheessa kilpailuetu, nyt siitä on tulossa välttämättömyys. Videosta tulee uuden teknologian avustamana jopa livetapaamista parempi vaihtoehto, esimerkiksi reaaliaikaisen käännöksen tai tekoälypohjaisen ilmeiden tunnistuksen ansiosta.

LATAA OSTAJAN OPAS: Tiimiviestintä- ja videoneuvotteluratkaisut

Share