Kuka vastaa kokousten onnistumisista?

April 8, 2021 Pasi Anttila videoneuvottelu, neuvotteluhuone

Asenteet kokouskäytäntöihin ovat muuttuneet. Tuoreen tutkimuksen mukaan jopa 53 % yrityspäättäjistä kokee laadukkaat videokokoukset liiketoimintakriittisenä asiana. Onnistuneet kohtaamiset toimivat vipuvartena kasvulle ja tuottavuudelle.

Koronapandemian myötä yritykset ottivat digiloikan käytännössä kahdessa viikossa. Yritykset, joissa oli jo valmiiksi vahva videolla kohtaamisen kulttuuri kasvattivat etumatkaansa entisestään. Praecom Groupin teettämän Muuttuva Työ 2021 -tutkimusraportin mukaan etätyö on tullut jäädäkseen. Näin uskoo kahdeksan kymmenestä HR- ja ICT-päättäjästä.

“TOP 30 asiakkaamme pärjäsivät hyvin myös viime vuonna. Voin ylpeydellä sanoa, että asiakkaitamme ovat Suomen menestyneimmät yritykset, jotka ovat ymmärtäneet kohtaamisen tärkeyden arjessa”, sanoo Praecom Oy:n toimitusjohtaja Timo Jolkin.

Yhtiö lupaa 100 % onnistuneita kohtaamisia ja kantaa kokonaisvastuun asiakasyritystensä kokouksista, teknologiasta, asennuksesta, ylläpidosta ja tuesta.

Praecomin vahvuus on toimintavarmuus ja asiakaskeskeisyys. Se on palvelukumppani niille kasvuhakuisille ja kehittyville yrityksille, jotka hakevat muutakin kuin teknologiaa. Suunnittelussa huomioidaan käyttäjäkokemus kokonaisvaltaisesti.

Jolkinin mukaan kokoushuoneet ovat jääneet monessa yrityksessä väliinputoajiksi. Monessa yrityksessä kukaan ei ota kokonaisvastuuta käytännöistä ja pohdi sitä mitä miksi kokoustiloja on ja miten siellä pitäisi toimia. Epäsopiva teknologia ja käyttäjän epävarmuus teknologiasta haalistavat koskettavia kohtaamisia.

“Aiemmin kukaan ei edes olettanut, että kokousteknologia toimii moitteettomasti. Tuoreen tutkimusraporttimme mukaan nyt yli puolet yrityspäättäjistä pitää laadukkaita videokokouksia liiketoimintakriittisenä asiana. Siihen huutoon haluamme vastata.”

Monipaikkainen työ

Kriittisintä on inhimillisyys

Tutkimuksen mukaan etätyön merkittävin haaste liittyy vuorovaikutukseen. 64 prosenttia HR- ja ICT- ja päättäjistä pitää henkilökohtaisia kohtaamisia edellytyksenä yrityksen pärjäämiselle tulevaisuudessa. Koskettavassa kohtaamisessa yhdistyvät sosiaalinen, fyysinen ja digitaalinen ulottuvuus. Miten kohtaamme toisen ihmisen ja miten yhteinen aaltopituus löydetään? Jolkinin mukaan kyse on vaikeasti mitattavasta ja opetettavasta asiasta.

 Etäkokouksen alussa on hyvä vaihtaa kuulumisia ennen varsinaiseen asiaan siirtymistä. Kamera ja mikrofoni tulisi pitää koko ajan päällä, jotta varmistetaan aito läsnäolo ja keskittyminen. Sitten on myös kovia asioita: tapaamisen selkeä rakenne ja aikatauluttaminen, rytmitys ja tilan varaaminen dialogille. Myös tapaamisten pituuteen on hyvä kiinnittää huomiota.

“Nämä eivät ole kokousteknisiä asioita. Mutta jos teknologia ei toimi, kohtaamisen mielenmaisema menee pilalle ja stressitaso nousee.”

Jolkinin mukaan teknologian ja tilan on oltava suunniteltu niin, että esimerkiksi hybridikokouksessa etäkokoustajat ovat tasavertaisessa asemassa fyysisesti samassa tilassa olevien kanssa. Ihmisten tulee näkyä oikean kokoisina ja äänenlaadun on oltava hyvä.

Älykäs työpaikka on käyttäjäkeskeinen

Inhimillisyysnäkökulmaa voi ajatella laajemminkin. Vuorovaikutus ja erilaiset virtuaaliset ja fyysiset tilat luovat edellytyksiä koskettavalle kohtaamiselle. Jolkin puhuu älykkäästä työpaikasta, jossa huomioidaan kaikki kohtaamiset käyttäjäpolulla.

“Jos menen toimistolle, onko minulla siellä työskentelytila vai pitääkö sellainen varata etukäteen? Jos paikalle tulee vieras, miten kutsu lähetetään ja miten vierailijakokemusta kehitetään? Miten ohjeistetaan parkkipaikasta, millaista näyttöviestintää tai opasteita vierailija kohtaa? Miten sisäänkirjautuminen tapahtuu ja millainen varustus kokoustilassa on?”

Vahvalla viestinnällä parannetaan hyvinvointia ja varmistetaan onnistuneet myyntitapaamiset. Jolkin on itse työskennellyt etänä maaseudulta käsin jo 10 vuoden ajan. Toimistolla hän käy pääosin tapaamassa muita ihmisiä. Kaikille etätyö ei kuitenkaan ole se mieluisin tapa työskennellä, eikä kaikilla ole siihen sopivia puitteitakaan.

“Toivon, että yrityksissä mietittäisiin etätyökäytäntöjä suunniteltaessa vahvemmin työntekijöiden yksilöllisiä tarpeita.

Praecom Group teetti alkusyksystä 2020 IROResearchilla tutkimuksen, johon vastasi 200 ICT- ja HR-päättäjää yli 100 hengen organisaatioista. Tarkoituksena oli selvittää vuorovaikutusta, etätyön sujuvuutta, toimitilaa ja tekniikkaa sekä työyhteisöviestintää koskevia kokemuksia. Lataa Muuttuva Työ 2021 -raportti.

 

Share