Siirtymä Teamsiin muuttaa perinteiset toimintatavat

October 9, 2019 Jari Sikanen videoneuvottelu, praecom, av-laitteet

Muutos on alkanut. Nimittäin yritysten siirtymä Skype for Businessista Teamsiin. Mutta mitä hyötyjä Teamsiin siirtyminen tuo mukanaan? Miten Skypen ja Teamsin ominaisuudet eroavat toisistaan? 

Siirtymä Teamsiin on jo alkanut ja etenee paraikaa vaiheittain – ensimmäiset automaattiset siirtymät yrityksissä tehtiin syyskuun alussa.

Lopullisesti Skype for Business Online poistetaan käytöstä 31. Heinäkuuta 2021. Sen jälkeen palvelua ei tueta, eikä se ole enää lainkaan käytettävissä.

Teamsin käyttöön on siis siirryttävä. Mutta siinä on paljon hyviäkin puolia. 

Teams muuttaa perinteiset toimintatavat

Teams tuo kaikki ohjelmat ja alustat yhteen ja samaan käyttöliittymään. Kun sen käyttöönotto tehdään onnistuneesti, Teams tuo mukanaan monenlaisia hyötyjä:

1. Viestintä tehostuu

Teamsin myötä yritykselläsi on käytössä yksi työkalu vähemmän. Valtaosa sisäisestä viestinnästä ja kokouksista voidaan hoitaa saman näkymän kautta. Kaikki sisäänrakennetut Office 365-sovellukset kuten Word, Excel, PowerPoint ja SharePoint löytyvät Teamsista.

Myös sähköpostien määrä saadaan laskuun, kun pikaviestit ja tiedostot voidaan jakaa Teamsin kautta. Sähköpostin rooli kanavana muuttuu – sisäiseen viestintään sitä ei enää juurikaan tarvita, ainoastaan kommunikointiin ulkoisten tahojen kanssa.

2. Työskentelystä tulee vuorovaikutteista 

Teams tekee tiedonjaosta myös aiempaa nopeampaa ja ketterämpää, kun kaikki tieto ja materiaali löytyvät yhdestä palvelusta. Tiedostoja voi muokata suoraan Teamsissa, jolloin muokattavat tiedostot päivittyvät automaattisesti ja ovat kaikkien käytettävissä. Siten myös dokumenttien versiohallinta tehostuu. Teamsiin voi myös integroida automatisoidun sisällönjaon eri kanavista, niin että esim. myynnin raportit tai sosiaalisen median postaukset päivittyvät säännöllisesti kaikkien saataville.

3. Projektinhallinta helpottuu

Teamsiin voi luoda erilliset kanavat eri projekteille ja aiheille, jotka pitävät keskustelut hallussa. Vanhat viestit ja keskustelut löytyvät helposti aina tarpeen vaatiessa, verrattuna loputtomaan sähköpostiketjujen haravointiin.

 

Screen Shot 2019-10-02 at 11.33.58

Kuva: teams.microsoft.com

 

Skypen ja Teamsin ominaisuudet ja eroavaisuudet

Skype for Businessin ja Teamsin välillä on monia samankaltaisuuksia. Teamsiin on kuitenkin rakennettu paljon lisäominaisuuksia, joita Skypestä ei ole tähän mennessä löytynyt. 

Pikaviestintä

Ominaisuudet molemmissa

  • Yksityiskeskustelut ja ryhmäkeskustelut
  • Tiedostojen jakaminen keskustelussa
  • Keskustelu mobiililaitteella

    Vain Teamsissa

    • Tiedostojen jakaminen offline-tilassa olevien osallistujien kanssa (tiimin tai jopa yrityksen ulkopuolelle)
    • Tiedostojen muokkaaminen suoraan Teamsissa
    • Keskusteluketjut
    • Keskustelujen mykistäminen 
    • Hakutoiminto (hakusana, henkilö, tiedostot)
    • Ihmisten tagaaminen @-merkin avulla
    • Tykkäykset, GIFit ja meemit

Video- ja verkkoneuvottelut sekä puhelut

Ominaisuudet molemmissa

  • Yhdistettävyys Outlookiin ja kokouksen aikatauluttaminen kalenterinäkymästä
  • Näytön jakaminen
  • Tiedostot käytettävissä kokousten aikana
  • Keskustelu käytettävissä kokouksen aikana
  • Puhelujen soittaminen ja siirtäminen
  • Kokouksen järjestäminen mobiililaitteella

Vain Teamsissa

  • Keskeytyksetön keskustelu ennen kokouksen alkua, sen aikana ja jälkeen 
  • Kokouksen tallentaminen ja tallenteiden katselu

Yhteenveto

Nyt tajuat, että siirtymä Skype for Businessista Teamsiin taitaakin olla aika hyvä muutos.

Muutos kuitenkin vaatii yrityksessäsi useita käytännön muutoksia – teknistä toteutusta, hallinnollisia toimenpiteitä sekä toimia henkilötasolla. Lataa alta oppaamme, jossa autamme siirtymän toteutuksessa askel kerrallaan.

 

Käytännön opas: Skypestä Teamsiin

Share