Etäjohtaja: Nappaa tästä parhaat työkalut etätyöhön

April 8, 2020 Timo Jolkin videoneuvottelu, tiimiviestintävälineet, praecom

Koko firma siirtyi yhtäkkiä etätöihin. Miten työsi johtajana tai tiiminvetäjänä muuttuu? Mitä etätyökaluja on tarjolla? Olemme kanssasi aivan samassa tilanteessa ja haluamme auttaa!

Millaisia etätyöratkaisuja on tarjolla?

Etätyöratkaisuja miettiessäsi sinulla on käytännössä kaksi vaihtoehtoa.

Voit käyttää työkaluja, jotka ovat osa yrityksesi normaaleja ohjelmistoja. Useimmista yrityksistä löytyy Microsoftin ja Googlen ohjelmistot jo ennestään, jolloin Microsoft Teams tai Google Meet (yrityspuolen vastine Hangoutsille) saattavat olla luontevimmat ratkaisut myös etätyöhön. Näissä palveluissa on tarvittavat peruskyvykkyydet etäpalaverien pitoon.

Jos kuitenkin kaipaat palveluilta hieman monipuolisempia ominaisuuksia, kannattaa toimisto-ohjelmien rinnalle ottaa erillisen tarjoajan ratkaisu. Nykyään yhä useammilla on tarvetta tehokkaalle visuaaliselle viestinnälle. Siihen esimerkiksi Zoom ja Ciscon Webex tarjoavat paremmat lähtökohdat: niiden visuaaliset ominaisuudet ovat huomattavasti kattavammat kuin Googlen ja Microsoftin palvelut.

Ilmainen vai maksullinen versio?

Webex Teams ja Zoom -palveluista on tarjolla sekä kuluttaja- että yritysversiot.

Zoomin Basic Planilla voit pitää ilmaiseksi rajoittamattoman määrän kokouksia. Zoom on kuitenkin asettanut 40 minuutin aikarajoituksen yhtäjaksoiselle videopuhelulle. Cisco sen sijaan hiljattain poisti sekä Webex Video Platform että Personal Room -palveluidensa aikarajoitukset vallitsevan tilanteen valossa. 

Yrityksille suunnatut versiot palveluista ovat maksullisia, mutta toki ominaisuuksiltaan rikkaita. Zoomin Pro Plan ja Webexin Starter Plan sopivat pienille tiimeille ja molempien Business Plan organisaatiotasolle. Katso tästä Zoomin ja Webexin hinnastot. 

Jos Webex Teamsin käyttö yrityksessäsi kiinnostaa, Praecomilla tarjoamme yrityskäyttäjille ilmaisia kokeilujaksoja. Lue lisää täältä!

Etätyöratkaisuista puhuttaessa WhatsApp ei yleensä nouse esiin. Palvelu onkin tarkoitettu ennemmin “ihmiseltä toiselle” -tyyppiseksi ratkaisuksi, ei niinkään organisaatiotason käyttöön. Siitä huolimatta, WhatsApp voi olla kätevä etenkin sisäisen yhteydenpidon ja kokoustamisen välineenä. Se on helppo, nopea ja tuttu keino soittaa nopea videopuhelu kollegalle. 

Tiimiviestintä

Suosituimmat palvelut tiimien viestintään ja chattailyyn löytyvät myös tuttujen nimien takaa: Webex Teams, Microsoft Teams, WhatsApp ja Slack. Onkin kätevää käyttää samaa palvelua viestimiseen ja videokokoustamiseen.

Slack on nimenomaan tiimiviestintään kehitetty ja sillä saralla johtava ratkaisu. Sen kautta voi pitää myös videopalavereja. Videotoiminnot ovat kuitenkin Slackin maksullisen version takana.

Lue tästä oppaasta  lisää videoneuvotteluihin ja tiimiviestintään sopivista työkaluista.

Teknisiä vinkkejä

Pullonkauloja luovat myös tekniset ongelmat. Yhteys pätkii, kuva ei näy, ääni ja kuva ei synkkaa. Suomessa internet-kapasiteetin rajoja koetellaan tällä hetkellä, kun iso osa kansasta tekee työtään verkossa.

Kannattaa tarkistamaan verkkotekniset asiat: Mistä verkkoliikenne videopuheluihin menee? Mikä yhteyttä kuormittaa? Jos et tiedä, miten moinen tarkistetaan, me autamme.

      Meillä on koko firman laajuudella käytössä oma Praecom Cloudimme. Paikallisena ratkaisuna tämä on siinä mielessä kätevä, että se ei niin vain kaadu. Tämä pilvipalvelu on saatavilla kaupallisesti myös asiakkaillemme näin halutessaan.

Huomioi myös nämä!

Työkalut mahdollistavat etätyöskentelyn, mutta eivät toki ole ainoita huomioitavia asioita etätyön johtamisessa ja etäkokousten fasilitoinnissa.

1. Sosiaalinen läsnäolo. Kun suurin osa tai kaikki työntekijät ovat etätöissä, sosiaalisen läsnäolon merkitys kasvaa ja tiimin yhtenäisyyttä täytyy edistää aktiivisesti. Videoneuvottelut ja -tapaamiset, yhteiset kahvihetket tai jumppatuokiot ovat paras lääke tähän. Täytyy kiinnittää huomiota siihen, ettei kaikkea kommunikointia hoideta chattaillen. Soita tiimisi jäsenille ja kysele työpäivien kuulumisia!

2. Tiimin keskinäinen tasa-arvoisuus. Johtajan tehtävä on varmistaa, että etäkokouksissa ylläpidetään tasa-arvoisuutta, jossa kaikki ovat samalla lähtöviivalla. Hyvä lähtökohta on, että joko kaikki osallistuvat videolla tai ei kukaan. Kaikille tulee kiusallinen fiilis, jos siellä on yksi tyyppi videotta tarkkailemassa. Tavallaan verrattavissa tilanteeseen, jossa kaikki muut osallistujat istuvat kasvotusten neukkarissa, mutta yksi huutelee eteisestä.

3. Jokaiselle puheenvuoro. Kolmas vinkkini liittyy edelliseen. Etäkokouksissa etenkin “puheenjohtajan” täytyy huolehtia, että jokainen osallistuja pääsee ääneen. Kysele kaikilta tasapuolisesti, olisiko heillä mielipidettä tai ehkäpä jotakin lisättävää.

Lue tästä blogistamme lisää käytännön vinkkejä etätyön johtamiseen.

Autamme onnistumaan

Autamme mielellämme löytämään teille sopivat työkalut ja hiomaan etätyökäytännöt kuntoon tehokkaasti. Ota meihin yhteyttä!

Ota yhteyttä

Share